Gern möchten wir Sie über den derzeit aktuellen Stand der Entwicklungen hinsichtlich der Auswirkungen der Pandemie Covid-19 informieren, da die Sorge bestehen könnte, dass Zertifikate aufgrund der Pandemie gefährdet sein könnten.

Die DAkkS GmbH hat eine Stellungnahme in diesem Zusammenhang veröffentlicht, die erläutert, wie Zertifizierungsstellen verfahren können, wenn Audits nicht vor Ort stattfinden können.

Aufgrund der dynamischen Verbreitung des SARS-CoV-2 trifft die 3cert GmbH demnach geeignete Maßnahmen gemäß IAF ID 3:2011, um eine geplante Vorgehensweise sicherzustellen. Hierfür wird zunächst im Einzelfall geprüft, welcher Grund bzw. welches Risiko konkret für die Organisation vorliegt.

Sie erhalten von uns ein entsprechendes Dokument zur Einzelfallbewertung, welches Sie ausgefüllt und unterschrieben an uns zurücksenden. Die 3cert GmbH entscheidet dann über die notwendigen weiteren Maßnahmen und Vorgehensweisen.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Verschiebung der Termine und etwaige Verlängerung von Fristen möglich. Dies ist vor allem für die Organisationen relevant, bei denen ansonsten Terminzwänge bestehen, bspw. bei Rezertifizierungsaudits, erneuten Trägerzulassungen oder beim 1. Überwachungsaudit nach Erstzertifizierung/Erstzulassung (welches üblicherweise nach spätestens 12 Monaten erfolgen muss).

Festzuhalten ist, dass in einer Vielzahl der Fälle dennoch Anteile des Audits bspw. in Form einer umfassenden Dokumentenprüfung zum ursprünglich geplanten Zeitpunkt durchzuführen sind, um das Vertrauen bezogen auf die Wirksamkeit des Managementsystems zu erhalten und eine Verschiebung des vor Ort-Audits um längstens 6 Monate gewähren zu können.

Das Verfahren muss dann innerhalb dieser Frist abgeschlossen sein, um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten. Wenn kein Kontakt mit der Organisation in der Frist hergestellt werden kann, wird die 3cert GmbH die Prozesse und Verfahren für die Aussetzung und/oder den Entzug der Zertifikate befolgen. Sobald eine Auditierung vor Ort wieder ohne Bedenken möglich ist, sollten Sie sich umgehend mit uns in Verbindung setzen um sicherzustellen, dass der Überschreitungszeitraum vom ursprünglichen Audittermin möglichst geringgehalten wird.

Gern möchten wir Sie darauf hinweisen, dass ein vollständiger Ersatz durch z.B. Remote-Audits derzeit nicht möglich ist.

Die Verschiebung ist nur aus wichtigem Grund möglich und sollte sorgfältig erwogen werden.

Für Fragen stehen wir selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung. Zögern Sie bitte nicht uns bei Bedarf zu kontaktieren!

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